Na plaży, w pociągu, za granicą albo w kolejce. O północy lub bladym świtem. Godzina ani miejsce nie mają znaczenia. Wystarczy mieć laptop czy smartfon z internetem. I drzwi do – pozornie czasochłonnych – spraw urzędowych stoją otworem! Tymi drzwiami są Wrota Mazowsza.

Zapomniałeś złożyć wniosek o wycięcie drzew albo krzewów, a musiałeś pilnie wyjechać? Urodziło ci się dziecko i nie masz możliwości wyjść na dłużej, by zgłosić je w urzędzie? A może potrzebujesz szybko załatwić decyzję o warunkach zabudowy albo nadać numer domu? Czy tuż przed północą przypomniało Ci się, że musisz do dziś złożyć ważny wniosek? Nie ma rzeczy niemożliwych. Prostym i łatwo dostępnym rozwiązaniem jest portal Wrota Mazowsza. Dzięki niemu bez wychodzenia z domu, drogą elektroniczną, możemy skorzystać z usług, jakie oferują urzędy gmin, miast, powiatów czy województwa. Wszystko w jednym miejscu bez marnowania czasu na dojazd, a zamiast oczekiwania w kolejce, w wąskim korytarzu, siedzimy w wygodnym fotelu i pijemy kawę w ulubionej filiżance, załatwiając pilne sprawy kilkoma kliknięciami.

Taką opcję mają nie tylko mieszkańcy, ale też przedsiębiorcy, instytucje oraz urzędy. Dzięki portalowi łatwo i szybko mogą załatwić mnóstwo różnorodnych usług. Krzysztof Mączewski, dyrektor Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, który wdrożył i odpowiada za projekt, podaje, że gminy i powiaty z Mazowsza poprzez portal udostępniły około 100 różnego rodzaju formularzy. System pozwala nie tylko na ich wypełnienie i szybkie przekazanie poprzez internet do urzędów.

– Możemy także śledzić, na jakim etapie jest nasze postępowanie czy np. który urzędnik je prowadzi – wyjaśnia dyrektor Mączewski.

O tym, że portal się sprawdził, świadczy chociażby jego popularność. Tylko w tym roku serwis odnotował ponad 49 tys. odsłon i średnio ponad 2,4 tys. unikalnych użytkowników w każdym miesiącu.

Kilka kliknięć i gotowe!

Jakie e-usługi są dostępne?

– To zależy od danej gminy i powiatu. Przykładowo można zaktualizować opłatę roczną z tytułu użytkowania wieczystego gruntów, wycofać czasowo pojazd z ruchu, zrobić wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców, dopisać się do spisu wyborców, złożyć wniosek o koncesję na wydobywanie kopalin czy nadać dziecku nazwisko albo przedłużyć umowę na dzierżawę gruntu – wymienia dyrektor Mączewski.

Ważnym modułem, który zawiera serwis, jest Mazowiecki System Informacji Przestrzennej, który ma ponad tysiąc warstw informacyjnych! Wśród nich takie, które mają opcję monitorowania tego, jak rozwija się województwo. Użytkownicy mogą m.in. zobaczyć studia i plany zagospodarowania przestrzennego gmin i powiatów. A to dla nich bywa prawie jak sprawa życia i śmierci.

– Bywało tak, szczególnie w okresie urlopowym, że osoba zainteresowana musiała czekać, aż urzędnik wróci z urlopu i zinterpretuje treść planu lub studium. Dziś poprzez portal wrotamazowsza.pl (bez konieczności odwiedzania urzędu), otwierając zakładkę „Zagospodarowanie Przestrzenne w Gminach”, wchodzimy w treść studium zagospodarowania przestrzennego i możemy znaleźć działkę, którą jesteśmy zainteresowani – wyjaśnia Krzysztof Mączewski. – Ze studium wynika, jakie przedsięwzięcia i o jakim charakterze możemy w danym miejscu realizować. Bardzo precyzyjnie można określić przeznaczenie działki, nawet z gęstością zabudowy, wysokością obiektów, a w niektórych przypadkach nawet z kolorystyką elewacji i dachów – podkreśla.

Wrota zapewniają udogodnienia także dla urzędów.

– Wdrożyliśmy kilkanaście systemów z różnych dziedzin, co pozwala na prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem gminy. To np. wspomaganie pracy rady gminy, zamówienia publiczne, zajęcie pasa drogowego, system gospodarki odpadami – wyjaśnia ekspert z departamentu ds. cyfryzacji. – W tej chwili pracujemy nad modułem wspomagania zarządzania oświatą – dodaje.

Udana współpraca

Formularze, z których można korzystać, opracowano z przedstawicielami lokalnych samorządów, a potem je ustandaryzowano.

– Samorządy terytorialne potrafią się ze sobą skutecznie komunikować i przyjmować wspólne rozwiązania – podkreśla dyrektor i zaznacza, że to dobre praktyki, które mogą być podstawą np. do formułowania aktów normatywnych czy prawnych, a wszystko po to, by każdy w ten sam sposób mógł załatwić daną sprawę – niezależnie od tego, gdzie mieszka.

Portal jest efektem współpracy Samorządu Województwa Mazowieckiego z ponad 300 gminami i powiatami.

– Bardzo się cieszymy z aktywności naszych partnerów – zaznacza dyrektor Mączewski. – Do liderów zaliczyć należy np. miasto Radom, które stara się wykorzystywać większość funkcjonalności. Akcentuje często także potrzeby różnych modyfikacji. Jesteśmy z tego bardzo zadowoleni – zapewnia i dodaje, że ciekawe rozwiązania zostały wprowadzone w Piasecznie.

– Dzięki zaangażowaniu tamtejszych radnych oraz burmistrza uruchomiono portal, który udostępnia różne zbiory danych, nie tylko te stworzone w ramach naszych projektów, ale też wytworzone przez pracowników tamtejszego urzędu miasta – wylicza Krzysztof Mączewski.

Ogromny sukces!

Innowacyjność i użyteczność portalu doceniają nie tylko ci, którzy z niego korzystają, ale również eksperci unijni. W prestiżowym międzynarodowym konkursie Komisji Europejskiej „Sharing & Reuse Awards 2019” portal zajął drugie miejsce! Wrota Mazowsza doceniono za powszechność, otwartość oraz szerokie wykorzystanie przez inne jednostki samorządowe. Nagrodę zdobył w kategorii „Udostępniane usługi informatyczne (wspólnie opracowywane lub udostępniane) mające największy wpływ na obywateli lub firmy”[1].

– To wszechstronny portal, jakich nie ma zbyt dużo w kraju, być może i w Europie. Stąd Komisja Europejska dostrzegła jego walory i uznała je za innowacyjne i nowatorskie – podkreśla dyrektor Mączewski, który dobitnie zaznacza, że katalog spraw w ramach portalu nie został zamknięty. – Przekonujemy gminy do rozszerzania usług dostępnych drogą elektroniczną. Planujemy rozwijać portal, a także go unowocześniać i zachęcać partnerów do korzystania z dostępnych rozwiązań, a co najistotniejsze – kształtować świadomość, pogłębiać wiedzę i umiejętności użytkowników – podsumowuje dyrektor Mączewski.

Sprawy, które można załatwić przez portal Wrota Mazowsza (przykłady)

• aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego gruntów
• czasowe wycofanie pojazdu z ruchu
• wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców
• dopisanie się do spisu wyborców
• złożenie wniosku o koncesję na wydobywanie kopalin
• nadanie dziecku nazwiska
• przedłużenie umowy na dzierżawę gruntu

Portal Samorządu Województwa Mazowieckiego został doceniony w prestiżowym konkursie Komisji Europejskiej. Przed jury zaprezentowała go Ewa Janczar, zastępca dyrektora Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii UMWM, która przyznaje:

– Nagroda jest podsumowaniem naszej wieloletniej pracy, sukcesem naszym i naszych partnerów: gmin i powiatów, bez których o powodzeniu nie byłoby mowy. W projekcie uczestniczyło ponad 90 proc. mazowieckich gmin i powiatów. Pozostałe zapraszamy do współpracy. Zawsze jest możliwość dołączenia i tworzenia razem z nami tego ważnego projektu samorządu Mazowsza.