Dotyczy realizacji „Samorządowego Instrumentu Wsparcia Rozwoju Mazowsza” (SIWRM) – komponenty: A, B, C, D, E, H i J.

1. Beneficjenci komponentów A, B i D.

Departament Rolnictwa i Modernizacji Terenów Wiejskich uprzejmie prosi Beneficjentów komponentów A, B i D Samorządowego Instrumentu Wsparcia Rozwoju Mazowsza, którzy podpisali już z umowy z Województwem, o dostarczanie aneksów do umów niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Aneksy powinny być sporządzone w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (wg załączonego wzoru) oraz jednostronnie podpisane. Numer aneksu i datę jego zawarcia wypełnia Departament. Jednocześnie przypominamy, że nie jest możliwe wprowadzanie w tekście jakichkolwiek zmian.

W § 1 Aneksu Beneficjent uwzględnienia wartości brutto zadania po przetargu naliczając od tej wartości dotację celową nie większą niż 75% w komponencie A, 50% w komponencie B, 70% w komponencie D oraz nie większą niż kwota określona przez Sejmik Województwa Mazowieckiego.

Do sporządzonych Aneksów należy dołączyć kopię protokołu z przetargu (załączniki ZP-1 lub ZP-2) wraz z załącznikiem ZP-12 – poświadczone za zgodność z oryginałem oraz podpisane przez osobę reprezentującą Beneficjenta (plus właściwa pieczęć) na każdej stronie tekstu. Kwotę dotacji celowej należy podawać w pełnych złotych, zaokrąglając naliczenia zawsze w dół przez przeniesienie groszy do wydatków własnych.

2. Beneficjenci, którzy zakończyli prace inwestycyjne.

a) Beneficjenci komponentów A, B i D:

W przypadku komponentów: A, B i D przy ustalaniu terminu zakończenia realizacji zadania, należy uwzględnić wymóg składania w Departamencie wniosku o płatność dotacji do 15 listopada 2007 roku. Wniosek o płatność należy przekazać w 1 egzemplarzu (wg załączonego wzoru) wraz z kompletem wymaganych dokumentów.

Do wniosku o płatność powinny zostać załączone następujące dokumenty, potwierdzone za zgodność z oryginałem:

• Kopia protokołu odbioru końcowego zadania;
  
• Kopie opisanych faktur na całą wartość zadania;
  
• Kosztorys powykonawczy w przypadku fizycznej realizacji zadania przez własną jednostkę organizacyjną;
  
• Potwierdzenie operacji zapłaty należności na konto wykonawcy zadania w formie uwierzytelnionej kopii polecenia przelewu;
  
• Oświadczenie Beneficjenta o wykorzystaniu środków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm.).

b) Beneficjenci komponentów C, E, H i J:

Beneficjenci komponentów C, E, H i J, którzy zakończyli prace inwestycyjne proszeni są o przekazanie/przesłanie 1 egzemplarza sprawozdania rzeczowo–finansowego (wg załączonego wzoru) wraz z kompletem dokumentów wymienionych w tym sprawozdaniu, do 30 listopada 2007 roku.

Departament uprzejmie przypomina Beneficjentom komponentów C, E, H i J, że środki przekazane z budżetu Województwa Mazowieckiego na odrębny rachunek bankowy, o którym mowa w Umowie pomiędzy Województwem a Beneficjentem, powinny być tam utrzymywane do momentu zlecenia płatności na rzecz wykonawcy dotowanego zadania. Zwrotowi podlegają odsetki od środków finansowych pochodzących z dotacji celowej, zgromadzonych na odrębnym rachunku, pomniejszone o koszty obsługi rachunku. W związku z powyższym do sprawozdania rzeczowo – finansowego należy dołączyć historię rachunku od momentu przekazania dotacji przez Województwo na ten rachunek do momentu zadysponowania płatności na konto wykonawcy zadania.

3. Beneficjenci wszyscy:

Departament przypomina, iż warunkiem zaakceptowania przez Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego faktur przedstawionych w celu rozliczenia przyznanej dotacji celowej jest data ich wystawienia późniejsza niż data podpisania Umowy Województwa z Beneficjentem. Warunek ten dotyczy faktur wystawionych na kwotę dotacji celowej która została zapisana w umowie. Faktury na kwotę obejmującą środki własne Beneficjenta i inne pozyskane na ten cel mogą być wystawiane z datą wcześniejszą niż data podpisania umowy.

Na fakturze w rubryce „odbiorca” powinna być zamieszczona nazwa Gminy/Powiatu (Beneficjenta) lub nazwa własnej jednostki organizacyjnej wymienionej w Umowie.

W przypadku realizacji zadania za pomocą własnej jednostki organizacyjnej, koniecznym do rozliczenia dotacji celowej będzie: statut jednostki oraz kosztorys powykonawczy zadania.

Beneficjenci, którzy zakończyli prace inwestycyjne, proszeni są o przesłanie zawiadomienia na temat daty i miejsca odbioru zadania realizowanego przy współudziale środków pochodzących z budżetu Województwa Mazowieckiego do Departamentu Rolnictwa i Modernizacji Terenów Wiejskich oraz do właściwych Delegatur Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego (na obszarach objętych zasięgiem ich działania), w terminie nie krótszym niż 14 dni przed wyżej wymienioną datą.

Prosimy o przekazywanie/przesyłanie aneksów, wniosków o płatność, sprawozdań rzeczowo–finansowych i wszelkiej innej dokumentacji oraz korespondencji na adres wskazany w Komunikacie nr 2.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt telefoniczny lub e-mail z osobami wymienionymi w Komunikacie nr 1.