Nawet 1,1 mln zł zaoszczędzi w tym roku samorząd województwa mazowieckiego dzięki zakupom wspólnym. Chodzi o wspólne organizowanie przetargów dla urzędu i 42 instytucji samorządu województwa mazowieckiego. Racjonalniejsze planowanie i wspólne standardy – to kolejne atuty takiego rozwiązania.

To już drugi rok wspólnych zakupów w urzędzie marszałkowskim województwa mazowieckiego. Grupę zakupową tworzą 43 instytucje – w tym biblioteki (6), placówki oświatowe (25) i inne jednostki, np. Mazowieckie Biuro Planowania Regionalnego w Warszawie, Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich w Warszawie czy Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie. Wspólnie nabywane są artykuły biurowe, papier oraz tusze i tonery do drukarek i kserokopiarek, artykuły spożywcze, w tym woda, meble biurowe oraz paliwo, prasa i usługi pocztowe.

Skala oszczędności w pierwszym roku funkcjonowania zakupów wspólnych w porównaniu do kwot przewidzianych przez jednostki w planach finansowych na poszczególne kategorie zakupów sięga kilkudziesięciu procent. Oszczędności wypracowane przy grupowym zakupie artykułów spożywczych wynoszą ok. 29 proc., artykułów biurowych – 22 proc., wody, soków, napojów – 14 proc., papieru do drukarek i kserokopiarek – 19 proc.

W tym roku efekty wspólnych zakupów są także zadowalające. Przybliżone oszczędności przy zakupie produktów względem ich detalicznych cen rynkowych dla umów zawartych w 2017 r. mogą wynieść – 21 proc. w przypadku zakupu papieru, 21 proc. – artykułów biurowych, 31 proc. – wody, 17 proc. – usług pocztowych, 19 proc. – prasy papierowej, a 9 proc. – artykułów spożywczych. W efekcie w tym roku uda się zaoszczędzić ponad 1,1 mln. zł.

Silna grupa zakupowa to większa szansa na uzyskanie lepszych cen, poprzez efekt skali. Niwelowane są też dodatkowe koszty operacyjne, które każda z instytucji ponosiłaby przy przeprowadzaniu pojedynczych zakupów. Pośrednio do oszczędności przyczynia się też racjonalny proces planowania i standaryzacja produktów w poszczególnych kategoriach zakupowych.

Pozytywne efekty funkcjonowania zakupów wspólnych, zarówno oszczędności, jak i profesjonalizacja dziania, skłoniły Zarząd Województwa do podjęcia decyzji o konsolidacji ubezpieczeń dla 42 jednostek tworzących grupę zakupową (z wyjątkiem MZDW). I tym razem siła grupowego działania okazała się skuteczna.

Dzięki właśnie rozstrzygniętemu przetargowi na wspólne ubezpieczenia majątkowe, OC i komunikacyjne dla 42 instytucji samorządu województwa, udało się uzyskać kolejne oszczędności, tym razem blisko 281 tys. zł.

Łączna roczna składka jednostek na ubezpieczenia w 2017 r. szacowana była na poziomie 836 tys. zł, tymczasem w ramach wspólnego przetargu udało się pozyskać tę usługę za 554 tys. zł. Zatem oszczędności w stosunku do tej kwoty wyniosą aż 281,4 tys. zł, czyli ponad 33 proc. Atutem wdrożenia skonsolidowanego programu ubezpieczeń będzie nie tylko zaoszczędzona kwota, ale przede wszystkim wyższe standardy i zakres ochrony ubezpieczeniowej (w stosunku do dotychczasowych).

Sekretarz województwa Waldemar Kuliński zwraca uwagę na efekt skali.

– Samorząd województwa jest organem prowadzącym dla 117 instytucji. Mimo, że ich kompetencje i zakres działalności są bardzo różne, nic nie stoi na przeszkodzie, aby współpracowały w zakresie podstawowych i uniwersalnych zakupów. Wszędzie, gdzie angażowane są środki publiczne należy szukać optymalizacji kosztów i oszczędności. Organizacja, standaryzacja i przygotowanie tak dużych zamówień nie były procesem łatwym, ale jak widać opłacalnym. Muszę przyznać, że jestem bardzo pozytywnie zaskoczony efektami

– dodaje.

Sprawne zarządzanie i działanie urzędu potwierdzają liczne nagrody i wyróżnienia przyznane urzędowi – jest laureatem Polskiej Nagrody Jakości, otrzymał certyfikat w XV i XVII edycji konkursu „Lider Zarządzania Zasobami Ludzkimi” organizowanego przez Instytut Pracy i Spraw Socjalnych. W 2015 r. urząd otrzymał Znak Jakości „Przyjazny Urząd” w I edycji konkursu organizowanego przez Instytut Zarządzania i Rozwoju Jakości. Podczas gali przedstawiciele urzędu odebrali także statuetkę „Innowacyjny urząd” za budowanie nowoczesnej kultury organizacyjnej z wykorzystaniem innowacji technologicznych i procesowych, które w sposób bezpośredni wpływają na jakość obsługi klienta oraz efektywność i skuteczność świadczonych usług publicznych. W 2016 r. Znak Jakości „Przyjazny Urząd” został przyznany urzędowi po raz drugi.

Członkowie grupy zakupowej: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie; Mazowieckie Biuro Planowania Regionalnego w Warszawie; Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych; Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich w Warszawie; Mazowiecki Zarząd Nieruchomości w Warszawie; Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej; Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie; Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych; Mazowieckie Biuro Geodezji i Urządzeń Rolnych; Zakład Usług Wodnych dla Potrzeb Rolnictwa w Mławie; Mazowiecki Zespół Parków Krajobrazowych z siedzibą w Otwocku; Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. KEN; Biblioteka Pedagogiczna im. Heleny Radlińskiej w Siedlcach; Biblioteka Pedagogiczna w Ciechanowie; Biblioteka Pedagogiczna w Ostrołęce; Biblioteka Pedagogiczna w Płocku; Biblioteka Pedagogiczna w Radomiu; Bursa Regionalna w Ostrołęce; Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Siedlcach; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Ostrołęce; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Radomiu; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Warszawie; Mazowieckie Samorządowe Centrum Doskonalenia Nauczycieli; Ośrodek Edukacji Informatycznej i Zastosowań Komputerowych w Warszawie; Krajowy Ośrodek Mieszkalno-Rehabilitacyjny dla osób chorych na Stwardnienie Rozsiane (SM) w Dąbku; Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy dla Dzieci Niesłyszących im. Marii Grzegorzewskiej w Radomiu; Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy dla Dzieci Niewidomych i Słabowidzących im. ks. Prymasa Stefana Kardynała Wyszyńskiego w Radomiu; Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Czarni im. Brata Zenona Żebrowskiego w Czarni; Medyczna Szkoła Policealna w Mińsku Mazowieckim; Medyczna Szkoła Policealna nr 3 w Warszawie; Zespół Medyczno-Społecznych Szkół Policealnych w Warszawie; Zespół Medycznych Szkół Policealnych w Ciechanowie; Zespół Medycznych Szkół Policealnych w Otwocku; Zespół Medycznych Szkół Policealnych w Płocku; Zespół Medycznych Szkół Policealnych w Przasnyszu; Zespół Szkół Nr 3 im. Jana Kochanowskiego w Wyszkowie; Zespół Szkół Ogólnokształcących w Mazowieckim Centrum Neuropsychiatrii; Zespół Szkół Ogólnokształcących w Mazowieckim Centrum Leczenia Chorób Płuc i Gruźlicy w Otwocku; Zespół Szkół Specjalnych nr 2 w Garwolinie; Zespół Szkół Specjalnych w Mazowieckim Centrum Neuropsychiatrii; Zespół Szkół Specjalnych w Mazowieckim Centrum Rehabilitacji w Konstancinie-Jeziornie; Zespół Placówek w Dziarnie.