Spójne standardy, racjonalne planowanie, a przede wszystkim oszczędności – urząd marszałkowski przystępuje właśnie do wprowadzenia pilotażu zakupów grupowych. Chodzi o wspólne organizowanie przetargów dla urzędu i 42 instytucji samorządu województwa mazowieckiego. W ten sposób taniej i efektywniej kupowane będą przedmioty niezbędne do ich funkcjonowania.

Pod koniec ubiegłego roku zarząd województwa podjął decyzję o utworzeniu tzw. grupy do wspólnych zakupów i wyznaczeniu urzędu marszałkowskiego jako wspólnego zamawiającego. Pilotażem objęte zostaną 43 instytucje – w tym biblioteki (6), placówki oświatowe (25) i inne jednostki, np. Mazowieckie Biuro Planowania Regionalnego w Warszawie, Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich w Warszawie czy Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie.

– W urzędzie od 10 lat funkcjonuje Zintegrowany System Zarządzania. Byliśmy pierwszym urzędem, który ten system wdrożył. On działa w wielu obszarach – szkolenia, ochrona środowiska, przeciwdziałanie korupcji, a przede wszystkim jakość świadczonych usług. Dla klienta ten system to gwarancja, że sprawy w urzędzie są załatwiane przy zachowaniu standardów najwyższej jakości i że również zarządzanie środkami finansowymi odbywa się w sposób racjonalny i oszczędny. Stąd właśnie pomysł, żeby zakupami wspólnymi objąć szereg instytucji. To są instytucje oparte na budżecie województwa – wyjaśnia sekretarz województwa Waldemar Kuliński. – Chcemy osiągnąć efekt skali, czyli niezmienioną jakość za dużo niższą cenę. Takie efekty chcemy osiągnąć. Zajmują się tym dwie komórki w urzędzie – od zamówień publicznych i zakupów wspólnych. Pierwsze postępowania już się rozpoczęły.

Według ostatnich danych, Mazowsze przeznacza najmniej na bieżące wydatki administracyjne i inwestycje związane z prowadzeniem urzędu marszałkowskiego, co potwierdzają dane dotyczące zrealizowanych budżetów województw (2014 r.). Teraz w ramach oszczędności chce ujednolicić i usprawnić prowadzenie tego typu działalności w swoich jednostkach. Obecnie spośród urzędów marszałkowskich w kraju tylko jeden prowadzi tego typu wspólne zakupy. Siedem zdecydowało się na wprowadzenie wspólnych dla siebie i swoich jednostek zakupów usług typu dostawy energii czy gazu. Doświadczenie mają już rządowe Centrum Usług Wspólnych (2011 r.) czy Centrum Zakupów dla Sądownictwa (2012 r.), które po roku działalności osiągnęło w budżecie sądownictwa ponad 70 mln zł oszczędności.

Wspólne przetargi organizowane przez urząd marszałkowski województwa mazowieckiego dotyczyć będą zakupu np. artykułów biurowych, papieru do drukarek i kserokopiarek, materiałów eksploatacyjnych – m.in. tonerów i tuszy, artykułów spożywczych, wyposażenia biura, paliwa, kart flotowych, prasy oraz usług pocztowych. Również w drodze wspólnego przetargu odbywać się będą tzw. zakupy inwestycyjne, czyli komputery i sprzęt komputerowy, samochody, serwery, systemy szyfrowania danych i bezpieczeństwa.

Silna grupa to większe ilości, a więcej rzeczy przy jednym przetargu to zwiększona szansa na uzyskanie lepszych cen. Niwelowane są też dodatkowe koszty operacyjne, które każda z instytucji by ponosiła przy przeprowadzaniu pojedynczych zakupów. Zakładamy więc oszczędności od kilku do nawet kilkudziesięciu procent – w zależności od przedmiotu zakupów.

Informacje dotyczące potrzeb i możliwości zakupowych urzędu i wszystkich jednostek będą zbierane na bieżąco, a następnie poddawane analizom. Usprawni to planowanie i pozwoli wprowadzić kontrolę tego, co jest niezbędne do funkcjonowania tych instytucji. Dotychczas nabywanie produktów typu papier do drukarek czy usługi pocztowe każda z instytucji prowadziła oddzielnie. Gdyby zsumować te jednostkowe zakupy, okazuje się, że ogólna kwota na nie wydana jest wysoka. Poza tym często zdarzało się, że powstawały nadmierne zapasy.

Już ruszyły przetargi związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek (ze względu na kwotę to tzw. przetarg unijny z bardziej rygorystyczną procedurą i dłuższymi terminami postepowania).

– Poza ogłoszonym właśnie przetargiem, czeka nas zakup papieru do druku oraz artykułów spożywczych. Następnie planujemy m.in. prasę, paliwo i usługi pocztowe, a później niezbędne wyposażenie biurowe. Pojedyncze instytucje do końca 2016 r. są jeszcze związane indywidualnymi umowami – dotyczy to zwłaszcza usług pocztowych i dostawy paliwa, ale docelowo cała grupa zakupowa uczestniczyć będzie we wszystkich wspólnych przetargach – przedstawia Magdalena Targońska, kierownik Wydziału Zakupów Wspólnych w urzędzie marszałkowskim. – Ten sposób zaopatrywania instytucji budżetowych prowadzony jest już zarówno w administracji rządowej, jak i przez samorządy – np. urząd marszałkowski województwa kujawsko-pomorskiego.

Dotychczas urząd marszałkowski w trosce o jakość prowadzonych usług wdrożył różne systemy usprawniające zarządzanie instytucją. Potwierdzeniem są: Certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania Nr JBSIK-1/2/2015 w zakresie zadań samorządu województwa powierzonych do realizacji Urzędowi i w odniesieniu do aktualnej Deklaracji Stosowania potwierdzający spełnianie wymagań norm PN:EN ISO 9001:2009; PN:EN ISO 14001:2005; OHSAS 18001:2007; PN-ISO/IEC 27001:2014-12 oraz dodatkowych wymagań Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.

Sprawne zarządzanie i działanie urzędu potwierdzają liczne nagrody i wyróżnienia przyznane urzędowi – jest laureatem Polskiej Nagrody Jakości, otrzymał certyfikat w XV edycji konkursu „Lider Zarządzania Zasobami Ludzkimi” organizowanego przez Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami (10 grudnia 2014 r.). W czerwcu 2015 r. urząd otrzymał Znak Jakości „Przyjazny Urząd” w I edycji konkursu organizowanego przez Instytut Zarządzania i Rozwoju Jakości. Podczas gali przedstawiciele urzędu odebrali także statuetkę „Innowacyjny urząd” za budowanie nowoczesnej kultury organizacyjnej z wykorzystaniem innowacji technologicznych i procesowych, które w sposób bezpośredni wpływają na jakość obsługi klienta oraz efektywność i skuteczność świadczonych usług publicznych.

Członkowie grupy zakupowej: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie; Mazowieckie Biuro Planowania Regionalnego w Warszawie; Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych; Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich w Warszawie; Mazowiecki Zarząd Nieruchomości w Warszawie; Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej; Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie; Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych; Mazowieckie Biuro Geodezji i Urządzeń Rolnych; Zakład Usług Wodnych dla Potrzeb Rolnictwa w Mławie; Mazowiecki Zespół Parków Krajobrazowych z siedzibą w Otwocku; Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. KEN; Biblioteka Pedagogiczna im. Heleny Radlińskiej w Siedlcach; Biblioteka Pedagogiczna w Ciechanowie; Biblioteka Pedagogiczna w Ostrołęce; Biblioteka Pedagogiczna w Płocku; Biblioteka Pedagogiczna w Radomiu; Bursa Regionalna w Ostrołęce; Centrum Kształcenia Ustawicznego w Wyszkowie; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Siedlcach; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Ostrołęce; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Radomiu; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Warszawie; Mazowieckie Samorządowe Centrum Doskonalenia Nauczycieli; Ośrodek Edukacji Informatycznej i Zastosowań Komputerowych w Warszawie; Krajowy Ośrodek Mieszkalno-Rehabilitacyjny dla osób chorych na Stwardnienie Rozsiane (SM) w Dąbku; Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy dla Dzieci Niesłyszących im. Marii Grzegorzewskiej w Radomiu; Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy dla Dzieci Niewidomych i Słabowidzących im. ks. Prymasa Stefana Kardynała Wyszyńskiego w Radomiu; Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Czarni im. Brata Zenona Żebrowskiego w Czarni; Medyczna Szkoła Policealna w Mińsku Mazowieckim; Medyczna Szkoła Policealna nr 3 w Warszawie; Zespół Medyczno-Społecznych Szkół Policealnych w Warszawie; Zespół Medycznych Szkół Policealnych w Ciechanowie; Zespół Medycznych Szkół Policealnych w Otwocku; Zespół Medycznych Szkół Policealnych w Płocku; Zespół Medycznych Szkół Policealnych w Przasnyszu; Zespół Szkół Nr 3 im. Jana Kochanowskiego w Wyszkowie; Zespół Szkół Ogólnokształcących w Mazowieckim Centrum Neuropsychiatrii; Zespół Szkół Ogólnokształcących w Mazowieckim Centrum Leczenia Chorób Płuc i Gruźlicy w Otwocku; Zespół Szkół Specjalnych nr 2 w Garwolinie; Zespół Szkół Specjalnych w Mazowieckim Centrum Neuropsychiatrii; Zespół Szkół Specjalnych w Mazowieckim Centrum Rehabilitacji w Konstancinie-Jeziornie; Zespół Placówek w Dziarnie.