Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy urzędami na Mazowszu oraz sukcesywne eliminowanie dokumentacji papierowej staną się możliwe dzięki Elektronicznej Platformie Wymiany i Obiegu Dokumentów Administracji Rządowej Województwa Mazowieckiego (EPWiOD). Koszt inwestycji wyniesie niemal 11,5 mln zł. 9,7 mln zł ze środków unijnych przyznał Zarząd Województwa Mazowieckiego. Natomiast 1,7 mln zł pochodzić będzie z budżetu wojewody mazowieckiego. Umowę w tej sprawie podpisali Adam Struzik – marszałek województwa mazowieckiego, Krzysztof Grzegorz Strzałkowski – wicemarszałek oraz Jacek Kozłowski – wojewoda mazowiecki. Realizacja projektu zakończy się w czwartym kwartale 2014 roku.

– To duży i bardzo ważny projekt, który jest jednym z elementów większej inwestycji – naszego projektu budowy sieci szerokopasmowego Internetu na Mazowszu. Zakłada on, że za trzy lata 100 procent urzędów, firm i przedsiębiorstw, a także 95 procent mieszkańców Mazowsza będzie miało dostęp do szerokopasmowego Internetu. Oznacza to dostęp nie tylko do e-administracji, ale także innych usług publicznych np. medycznych czy szeroko pojętych informacji. Skoordynowanie tych wszystkich elementów zaowocuje na pewno dużym postępem cywilizacyjnym – podkreślił marszałek Adam Struzik.

– Przyzwyczailiśmy się już do tego, że szereg usług nabywamy drogą elektroniczną. Przez Internet robimy zakupy, płacimy rachunki, czytamy książki czy prasę. Pora więc na podobne zmiany w administracji publicznej – powiedział wicemarszałek Krzysztof Grzegorz Strzałkowski. – Musimy być świadomi, że tak kosztowny projekt, podobnie jak projekt Internet dla Mazowsza nie mógłby być zrealizowany bez środków z Unii Europejskiej – dodał.

Projekt realizowany będzie w trzynastu[i] jednostkach administracji rządowej na Mazowszu. Lider przedsięwzięcia – Mazowiecki Urząd Wojewódzki (MUW) z delegaturami w Ostrołęce, Płocku, Radomiu, Ciechanowie i Siedlcach rozpocznie elektroniczny obieg dokumentów w komunikacji ze służbami administracji zespolonej. Wszystkie instytucje realizujące projekt otrzymają elektroniczną platformę. Stanowiska pracy urzędników wyposażone zostaną w oprogramowanie umożliwiające komunikację za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych. System będzie dostosowany do nowej instrukcji kancelaryjnej, by umożliwić pełne postępowanie administracyjne w postaci elektronicznej. EPWiOD służyć będzie do załatwiania spraw zarówno tych, które zostały wszczęte na podstawie dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Materiały dostarczone do urzędu tradycyjną pocztą zostaną zdigitalizowane – skany tych dokumentów funkcjonować będą w elektronicznym obrocie wewnątrz urzędu. Docelowo, tam gdzie będzie to możliwe, wyeliminowane zostaną dokumenty papierowe w komunikacji między urzędami.

– Zaczynam już podpisywać dekretacje elektronicznie, zrezygnowaliśmy też z papierowych wniosków urlopowych – powiedział wojewoda Jacek Kozłowski.

Przygotowania do realizacji projektu rozpoczęły się już w drugiej połowie 2011 roku – opracowano wówczas dokumentację budowy serwerowni głównej dla platformy, która znajdzie się w budynku MUW. Budowa platformy wymaga również wyposażenia kancelarii w urządzenia skanujące o odpowiedniej przepustowości i drukarki kodów kreskowych do oznaczania dokumentów. MUW zapewni także wyposażenie swoich delegatur i innych instytucji administracji zespolonej w skanery oraz serwery obsługujące system. Planowane jest przeszkolenie na wstępie co najmniejtysiąca pracowników urzędu. Ponadto dla potrzeb projektu MUW pozyskał program Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Pilotażowa wersja wystartuje w urzędzie i delegaturach w październiku – dzięki niej tradycyjny papierowy obieg dokumentów sukcesywnie będzie zastępowany elektronicznym. EPWiOD wdrażany będzie natomiast w dwóch etapach już od kwietnia 2013 roku. Realizacja zakończy się w czwartym kwartale 2014 roku.

Wdrożenie projektu pozwoli ujednolicić procedury i standardy działania. Budowa platformy, która połączy MUW i podległe jej delegatury oraz jednostki, przyczyni się do obniżenia kosztów poprzez skracanie czasu realizacji spraw. Pozwoli również na pełną kontrolę oraz ewidencję prowadzonych spraw, tworząc tym samym jednolite i wiarygodne źródło danych. Regionalny charakter projektu przyczyni się natomiast do niwelowania różnicy poziomu rozwoju społeczno-gospodarczego i informacyjnego pomiędzy aglomeracją warszawską, a pozostałym obszarem województwa. Ogólnym celem projektu jest także wspieranie rozwoju społeczeństwa informacyjnego oraz zapewnienie w przyszłości mieszkańcom Mazowsza pełnego dostępu do usług administracji publicznej z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Realizacja platformy pozwoli bowiem przygotować mazowieckie urzędy do pełnej obsługi klienta w formie elektronicznej – od przyjęcia dokumentu po udzielenie odpowiedzi.

EPWiOD powiązany jest z realizowanym już projektem elektronicznego rozwoju administracji samorządowej na Mazowszu[ii] wspomagającej niwelowanie zróżnicowania potencjału województwa. Stanowi jego kontynuację na poziomie administracji rządowej. Projekt jest także zgodny z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – stanowi uzupełnienie do programu.

Inwestycja finansowana będzie z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 – 2013. Unijna dotacja wyniesie ponad 9,7 mln zł, wkład własny
w wysokości 1,7 mln zł zapewnia wojewoda. Środki na realizację projektu wypłacać będzie Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych.