Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego jest w trakcie dużych zmian. Szybciej, sprawniej, nowocześnie i co ważne – proekologicznie – to najważniejsze cele wprowadzanego w urzędzie – elektronicznego obiegu dokumentów. To jednak nie koniec nowości. Urzędnicy chcą, aby w przyszłości papierowe pisma zaczęły stopniowo odchodzić do lamusa.

Proces wdrażania systemu rozpoczął się w październiku 2007 roku. Jako pierwsi do nowych rozwiązań przyzwyczajali się pracownicy Departamentu Organizacji i Nadzoru. Stopniowo do systemu wdrażane były kolejne departamenty. Obecnie system funkcjonuje już w większości departamentów w urzędzie.

Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) służy do przesyłania pism w wersji elektronicznej pomiędzy komórkami oraz poszczególnymi pracownikami. Wszystkie dokumenty, które są dostarczane do urzędu w wersji papierowej, są także wprowadzane do systemu. W ten sposób czas przekazywania pisma z departamentu do departamentu skraca się do ułamka sekundy.

System pomaga również w organizacji pracy. Powiadamia urzędnika o terminach załatwienia danych pism i spraw, a za pomocą odpowiednich znaczników, przypomina ile czasu pozostało do ostatecznego zakończenia sprawy.

ESOD to także większa przejrzystość i lepszy nadzór nad pracą urzędników. System umożliwia bowiem dyrekcji urzędu bieżące monitorowanie pracy urzędników. Doskonale widać bowiem, kto aktualnie zajmuje się daną sprawą i na jakim etapie realizacji się ona znajduje.

– Nowoczesny urząd musi działać szybko, przejrzyście i jak najoszczędniej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów obsługa spraw jest znacznie sprawniejsza i zajmuje mniej czasu. Poza tym, za pomocą jednego kliknięcia dyrekcja może zlokalizować dokument i dowiedzieć się kto w danym momencie się nim zajmuje, a sam interesant dowiedzieć się, na jakim etapie realizacji, jest jego sprawa – podkreśla marszałek, Adam Struzik.

Już w pierwszej połowie tego roku system umożliwi interesantom monitorowanie losu ich pisma w urzędzie. Będzie to możliwe za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej. Znając numer sprawy i potwierdzając swoją tożsamość, interesant będzie miał możliwość dowiedzieć się na jakim etapie realizacji jest jego sprawa. Wszelkie szczegóły i wskazówki, jak korzystać z tej możliwości, zostaną zamieszczone na stronie internetowej urzędu: www.mazovia.pl.

- Ten rok przeznaczamy na wdrożenie systemu i oswojenie z nim urzędników, tak aby w przyszłości móc z pełną odpowiedzialnością stopniowo rezygnować z wersji papierowych na rzecz elektronicznych. Z całą pewnością będzie to olbrzymi przełom w urzędzie. Zyska na tym nie tylko środowisko, ale także interesanci, których sprawy będą realizowane szybciej – podkreśla dyrektor urzędu marszałkowskiego, Waldemar Kuliński.

System zapewnia także poufność. Każdy z pracowników ma dostęp tylko do tych dokumentów, do których posiada uprawnienia.

Wprowadzenie w urzędzie elektronicznego obiegu dokumentów przyczyni się do dużych oszczędności. Każdego roku w instytucji powstaje średnio kilkaset tysięcy pism. Wprowadzenie systemu oraz ograniczenie liczby papierowych pism zdecydowanie przyczyni się do oszczędności papieru.