Nawet 1,1 mln zł zaoszczędzi w tym roku Samorząd Województwa Mazowieckiego dzięki zakupom wspólnym. Chodzi o organizowanie przetargów dla urzędu i 42 instytucji samorządu.

To drugi rok wspólnych zakupów w urzędzie marszałkowskim województwa mazowieckiego. Grupę zamawiającą tworzą 43 instytucje – w tym biblioteki (6), placówki oświatowe (25) i inne jednostki, np. Mazowieckie Biuro Planowania Regionalnego w Warszawie, Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich w Warszawie czy Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie. Wspólnie nabywane są artykuły biurowe (papier, tusze, tonery do drukarek i kserokopiarek), artykuły spożywcze, meble biurowe oraz paliwo, prasa i usługi pocztowe.

Oszczędność publicznych pieniędzy

Skala oszczędności po pierwszym roku funkcjonowania zakupów wspólnych sięgnęła kilkudziesięciu procent. Oszczędności wypracowane przy grupowym zakupie artykułów spożywczych wynoszą ok. 29 proc., artykułów biurowych – 22 proc., wody, soków, napojów – 14 proc., papieru do drukarek i kserokopiarek – 19 proc.

Prognozy związane z drugim rokiem wspólnych zakupów także są zadowalające. Przybliżone oszczędności przy zakupie produktów względem ich detalicznych cen rynkowych dla umów zawartych w 2017 r. mogą wynieść – 21 proc. w przypadku zakupu papieru, 21 proc. – artykułów biurowych, 31 proc. – wody, 17 proc. – usług pocztowych, 19 proc. – prasy papierowej, a 9 proc. – artykułów spożywczych. W efekcie w tym roku uda się zaoszczędzić ponad 1,1 mln zł.

Pomogło racjonalne planowanie

Duża grupa kupujących to większa szansa na uzyskanie lepszych cen, poprzez efekt skali. Niwelowane są też dodatkowe koszty operacyjne, które każda z instytucji ponosiłaby przy przeprowadzaniu pojedynczych zakupów. Pośrednio do oszczędności przyczynia się też racjonalny proces planowania i standaryzacja produktów w poszczególnych kategoriach zakupowych.

Pozytywne efekty funkcjonowania zakupów wspólnych, zarówno oszczędności, jak i profesjonalizacja dziania, skłoniły Zarząd Województwa Mazowieckiego do podjęcia decyzji o konsolidacji ubezpieczeń dla 42 jednostek (z wyjątkiem MZDW). Siła grupowego działania znowu okazała się skuteczna. Pokazało to rozstrzygnięcie zakończonego właśnie przetargu na wspólne ubezpieczenia majątkowe, OC i komunikacyjne.

Zapewnią wyższe standardy

Łączna roczna składka jednostek na ubezpieczenia 42 jednostek w 2017 r. szacowana była na poziomie 836 tys. zł, tymczasem w ramach wspólnego przetargu udało się pozyskać tę usługę za 554 tys. zł. Zatem oszczędności wyniosły aż 281,4 tys. zł (ponad 33 proc.). Atutem wdrożenia skonsolidowanego programu ubezpieczeń będą też wyższe standardy i zakres ochrony ubezpieczeniowej.

– Samorząd województwa jest organem prowadzącym dla 117 instytucji. Mimo, że ich kompetencje i zakres działalności są bardzo różne, nic nie stoi na przeszkodzie, aby współpracowały w obszarze podstawowych i uniwersalnych zakupów. Wszędzie, gdzie angażowane są środki publiczne, należy szukać optymalizacji kosztów i oszczędności. Organizacja, standaryzacja i przygotowanie tak dużych zamówień nie były procesem łatwym, ale jak widać opłacalnym. Muszę przyznać, że jestem bardzo pozytywnie zaskoczony efektami – ocenia sekretarz województwa Waldemar Kuliński.

Nagrody docenieniem jakości

Sprawne zarządzanie i działanie urzędu potwierdzają liczne nagrody i wyróżnienia przyznane urzędowi – laureat Polskiej Nagrody Jakości, certyfikat w XV i XVII edycji konkursu „Lider Zarządzania Zasobami Ludzkimi”. W 2015 r. urząd otrzymał Znak Jakości „Przyjazny Urząd” w I edycji konkursu organizowanego przez Instytut Zarządzania i Rozwoju Jakości.

Podczas gali przedstawiciele urzędu odebrali także statuetkę „Innowacyjny urząd” za budowanie nowoczesnej kultury organizacyjnej z wykorzystaniem innowacji technologicznych i procesowych, które w sposób bezpośredni wpływają na jakość obsługi klienta oraz efektywność i skuteczność świadczonych usług publicznych. W 2016 r. Znak Jakości „Przyjazny Urząd” został przyznany urzędowi po raz drugi.

Tu znajdziesz informację o podmiotach tworzących wspólną grupę zakupową