Urząd marszałkowski przystępuje do wprowadzenia pilotażu zakupów grupowych. Chodzi o wspólne organizowanie przetargów dla urzędu i 42 instytucji samorządu województwa mazowieckiego. W ten sposób taniej i efektywniej kupowane będą przedmioty niezbędne do ich funkcjonowania.

Zakupy grupowo

Pod koniec ubiegłego roku zarząd województwa podjął decyzję o utworzeniu tzw. grupy do wspólnych zakupów i wyznaczeniu urzędu marszałkowskiego jako wspólnego zamawiającego. Pilotażem objęte będą 43 instytucje – w tym biblioteki (6), placówki oświatowe (25) i inne jednostki, np. Mazowieckie Biuro Planowania Regionalnego w Warszawie, Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich w Warszawie czy Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie.

– W urzędzie od 10 lat funkcjonuje Zintegrowany System Zarządzania. Byliśmy pierwszym urzędem, który ten system wdrożył. Działa on w wielu obszarach – szkolenia, ochrona środowiska, przeciwdziałanie korupcji, a przede wszystkim jakość świadczonych usług. Dla klienta ten system to gwarancja, że sprawy w urzędzie są załatwiane przy zachowaniu standardów najwyższej jakości i że również zarządzanie środkami finansowymi odbywa się w sposób racjonalny i oszczędny. Stąd właśnie pomysł, żeby zakupami wspólnymi objąć szereg instytucji opartych na budżecie województwa – wyjaśnia sekretarz województwa - dyrektor urzędu Waldemar Kuliński. – Chcemy osiągnąć efekt skali, czyli niezmienioną jakość za dużo niższą cenę. Zajmują się tym dwie komórki w urzędzie – od zamówień publicznych i zakupów wspólnych. Pierwsze postępowania już się rozpoczęły.

Mazowsze najbardziej oszczędne

Według ostatnich danych, Mazowsze przeznacza najmniej na bieżące wydatki administracyjne i inwestycje związane z prowadzeniem urzędu marszałkowskiego. Teraz w ramach oszczędności województwo chce ujednolicić i usprawnić prowadzenie tego typu działalności w swoich jednostkach. Obecnie spośród urzędów marszałkowskich w kraju tylko jeden prowadzi tego typu wspólne zakupy. Siedem zdecydowało się na wprowadzenie wspólnych dla siebie i swoich jednostek zakupów usług typu dostawy energii czy gazu. Doświadczenie mają już rządowe Centrum Usług Wspólnych (2011 r.) czy Centrum Zakupów dla Sądownictwa (2012 r.), które po roku działalności osiągnęło w budżecie sądownictwa ponad 70 mln zł oszczędności.

Razem taniej

Wspólne przetargi organizowane przez Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie dotyczyć będą zakupu np. artykułów biurowych, papieru do drukarek i kserokopiarek, materiałów eksploatacyjnych – m.in. tonerów i tuszy, artykułów spożywczych, wyposażenia biura, paliwa, kart flotowych, prasy oraz usług pocztowych. Również w drodze wspólnego przetargu odbywać się będą tzw. zakupy inwestycyjne, czyli komputery i sprzęt komputerowy, samochody, serwery, systemy szyfrowania danych i bezpieczeństwa. Silna grupa to większe ilości, a więcej rzeczy przy jednym przetargu to zwiększona szansa na uzyskanie lepszych cen. Niwelowane są też dodatkowe koszty operacyjne, które każda z instytucji ponosiła przy przeprowadzaniu pojedynczych zakupów. To oszczędności od kilku do kilkudziesięciu procent. Informacje dotyczące potrzeb i możliwości zakupowych urzędu i wszystkich jednostek będą zbierane na bieżąco, a następnie poddawane analizom. Usprawni to planowanie i pozwoli wprowadzić kontrolę tego, co jest niezbędne do funkcjonowania tych instytucji.

– Poza ogłoszonym przetargiem, czeka nas zakup papieru do druku oraz artykułów spożywczych. Następnie planujemy m.in. prasę, paliwo i usługi pocztowe, a później niezbędne wyposażenie biurowe. Pojedyncze instytucje do końca 2016 r. są jeszcze związane indywidualnymi umowami – dotyczy to zwłaszcza usług pocztowych i dostawy paliwa, ale docelowo cała grupa zakupowa uczestniczyć będzie we wszystkich wspólnych przetargach – przedstawia kierownik Wydziału Zakupów Wspólnych w urzędzie marszałkowskim Magdalena Targońska. – Ten sposób zaopatrywania instytucji budżetowych prowadzony jest zarówno w administracji rządowej, jak i przez samorządy – np. urząd marszałkowski województwa kujawsko-pomorskiego.

W trosce o jakość usług

Dotychczas urząd marszałkowski  wdrożył różne systemy usprawniające zarządzanie instytucją. Potwierdzeniem są: Certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania Nr JBSIK-1/2/2015 w zakresie zadań samorządu województwa powierzonych do realizacji Urzędowi i w odniesieniu do aktualnej Deklaracji Stosowania potwierdzający spełnianie wymagań norm PN:EN ISO 9001:2009; PN:EN ISO 14001:2005; OHSAS 18001:2007; PN-ISO/IEC 27001:2014-12 oraz dodatkowych wymagań Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.

Nagrody i wyróżnienia

Sprawne zarządzanie i działanie urzędu potwierdzają liczne nagrody i wyróżnienia przyznane urzędowi – jest laureatem Polskiej Nagrody Jakości, otrzymał certyfikat w XV edycji konkursu „Lider Zarządzania Zasobami Ludzkimi” organizowanego przez Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami (10 grudnia 2014 r.). W czerwcu 2015 r. urząd otrzymał Znak Jakości „Przyjazny Urząd” w I edycji konkursu organizowanego przez Instytut Zarządzania i Rozwoju Jakości. Podczas gali przedstawiciele urzędu odebrali także statuetkę „Innowacyjny urząd” za budowanie nowoczesnej kultury organizacyjnej z wykorzystaniem innowacji technologicznych i procesowych, które w sposób bezpośredni wpływają na jakość obsługi klienta oraz efektywność i skuteczność świadczonych usług publicznych.